Elektronski dokumentni sistem za arhiviranje je postal nepogrešljiv del sodobnega poslovanja, saj ima številne prednosti v primerjavi s tradicionalnim arhiviranjem na papirju. Elektronsko arhiviranje omogoča hitrejše iskanje in dostop do dokumentov, zmanjšuje potrebo po fizičnem prostoru za shranjevanje papirne dokumentacije ter omogoča varno shranjevanje in upravljanje dokumentov. Poleg tega je elektronsko arhiviranje tudi bolj prijazno do okolja, saj zmanjšuje porabo papirja in drugih virov.
Kazalo
Kaj je elektronski dokumentni sistem?
Elektronski dokumentni sistem je programska oprema, ki se uporablja za organizacijo in upravljanje elektronskih dokumentov v organizacijah ali podjetjih. Namenjen je izboljšanju produktivnosti in učinkovitosti poslovanja, saj olajšuje iskanje, deljenje in upravljanje dokumentov med zaposlenimi.
Elektronski dokumentni sistem ima več prednosti za izboljšanje produktivnosti podjetja. Prvič, omogoča hitro in enostavno iskanje elektronskih dokumentov, kar zaposlenim prihrani čas in jim omogoča osredotočenje na druge pomembne naloge. Prav tako zmanjšuje število napak pri upravljanju dokumentov, saj omogoča natančno sledenje spremembam, shranjevanje različic dokumentov in dodeljevanje dovoljenj za dostop do dokumentov.
Ena od ključnih prednosti elektronskega dokumentnega sistema je enostavno deljenje dokumentov med zaposlenimi, kar izboljšuje komunikacijo in sodelovanje znotraj podjetja. Poleg tega omogoča izboljšanje varnosti in zasebnosti dokumentov z dodeljevanjem dovoljenj za dostop samo določenim zaposlenim.
Elektronski dokumentni sistem izboljšuje učinkovitost dela z enostavnim upravljanjem elektronskih dokumentov v različnih formatih, kot so besedilni dokumenti, prezentacije, slike in drugi. Prav tako izboljšuje proces obdelave dokumentov, kot so priprava, urejanje, potrjevanje in podpisovanje dokumentov, z uporabo funkcij, kot so avtomatizacija in delovni tokovi.
Poleg omenjenih prednosti lahko elektronski dokumentni sistem tudi izboljša sledljivost in preglednost dokumentov v podjetju. Sistem omogoča enostavno sledenje kdo je ustvaril, uredil ali dostopal do določenega dokumenta, kar lahko pomaga pri zagotavljanju zakonitosti in skladnosti poslovanja.
Pomembno je tudi omeniti, da je elektronski dokumentni sistem lahko prilagojen specifičnim potrebam in zahtevam vašega podjetja ali organizacije. Lahko se integrira z drugimi programskimi orodji, ki jih že uporabljate, kot so računovodski programi, orodja za upravljanje projektov ali orodja za elektronsko pošto.
Na koncu elektronski dokumentni sistem izboljšuje sposobnost prilagajanja in odzivnosti na spremembe v poslovanju, saj omogoča lažje upravljanje z elektronskimi dokumenti in informacijami. To izboljšuje sposobnost podjetja za obvladovanje tveganj in za učinkovitejše odločanje.
Prednosti elektronskega arhiviranja v primerjavi s papirno dokumentacijo
Elektronsko arhiviranje postaja vse bolj priljubljena in učinkovita metoda upravljanja dokumentacije v podjetjih ter organizacijah. V primerjavi s tradicionalno papirno dokumentacijo, elektronsko arhiviranje prinaša številne prednosti, ki omogočajo boljše in učinkovitejše poslovanje.
Ena od glavnih prednosti elektronskega arhiviranja je, da lahko organizacije in podjetja preprosto dostopajo do svojih dokumentov s pomočjo računalnika ali druge elektronske naprave. Namesto iskanja po kupu papirjev in map, lahko zaposleni enostavno poiščejo in odprejo dokument, ki ga potrebujejo. To pomaga prihraniti dragocen čas in izboljšati produktivnost.
Druga pomembna prednost elektronskega arhiviranja je, da omogoča boljšo organizacijo in urejanje dokumentov. Zaposleni lahko enostavno preimenujejo, preslikajo in premeščajo dokumente med različnimi mapami in datotekami, kar omogoča boljšo kategorizacijo in razvrščanje dokumentov. Poleg tega lahko z uporabo funkcij iskanja in filtriranja, zaposleni hitro najdejo dokumente, ki jih potrebujejo.
Ena od glavnih prednosti elektronskega arhiviranja je tudi varnost. Elektronski dokumenti so bolj odporni na izgubo in poškodbe kot papirna dokumentacija, saj so shranjeni na več mestih in jih je mogoče varnostno kopirati na druge naprave. Poleg tega lahko upravljavci sistema za elektronsko arhiviranje dodelijo pravice dostopa do dokumentov in tako zagotovijo, da le določeni zaposleni lahko vidijo in urejajo določene dokumente.
Dodatna prednost elektronskega arhiviranja je, da pomaga prihraniti prostor in denar. Tradicionalno papirno dokumentacijo je treba hraniti na fizičnih policah, kar zahteva veliko prostora in denarja. Elektronsko arhiviranje omogoča shranjevanje velike količine dokumentov na eni sami napravi ali na oblaku, kar zmanjša potrebo po fizičnem prostoru in stroških shranjevanja.
Poleg tega elektronsko arhiviranje omogoča lažje upravljanje in nadzor nad dokumentacijo. Upravljavci lahko spremljajo aktivnosti zaposlenih na dokumentih, kot so urejanje, spreminjanje in brisanje, kar omogoča boljši nadzor in spremljanje sprememb v dokumentaciji.
Zmanjšanje stroškov s prehodom na elektronsko arhiviranje dokumentov
Prehod na elektronsko arhiviranje dokumentov lahko prinese številne koristi, med katerimi je tudi zmanjšanje stroškov poslovanja. Tradicionalno arhiviranje dokumentov na papirju je lahko zelo drago in zahteva veliko prostora za shranjevanje. Elektronsko arhiviranje dokumentov pa lahko pomaga pri zmanjševanju stroškov poslovanja, saj je učinkovitejše in bolj trajnostno.
Ena od ključnih prednosti elektronskega arhiviranja dokumentov je, da omogoča lažje upravljanje in organizacijo dokumentov. Elektronski dokumentni sistem lahko omogoča takojšen dostop do dokumentov, zato zaposleni ne izgubljajo časa s fizičnim iskanjem dokumentov po arhivih in regalih. To lahko pomeni zmanjšanje časa, ki ga zaposleni porabijo za iskanje dokumentov, in izboljšanje produktivnosti.
Poleg tega lahko elektronsko arhiviranje dokumentov pomaga pri zmanjševanju stroškov poslovanja, saj zmanjšuje potrebo po uporabi papirja in drugih materialov, kot so pisarniški pripomočki, mape in regali za dokumente. Elektronsko arhiviranje dokumentov omogoča shranjevanje vseh dokumentov v digitalni obliki, kar pomeni, da je manjša potreba po fizičnem prostoru za shranjevanje dokumentov. To lahko pomeni zmanjšanje stroškov najema prostorov ali gradnje dodatnih prostorov za shranjevanje dokumentov.
Poleg tega lahko elektronsko arhiviranje dokumentov pomaga pri zmanjševanju stroškov poslovanja, saj omogoča boljši nadzor nad dokumenti. Elektronski dokumentni sistem lahko omogoča spremljanje in sledenje dostopa do dokumentov, kar pomeni, da je mogoče preprečiti nepooblaščen dostop do dokumentov. To lahko pomaga pri zmanjševanju tveganja za krajo ali izgubo dokumentov, kar lahko prihrani stroške obnavljanja ali ponovnega izdelovanja dokumentov.
Nazadnje lahko elektronsko arhiviranje dokumentov pomaga pri zmanjševanju stroškov poslovanja, saj omogoča enostavno izvajanje varnostnih kopij dokumentov. Elektronski dokumentni sistem omogoča ustvarjanje in shranjevanje varnostnih kopij dokumentov na različnih lokacijah, kar pomeni, da so dokumenti varni tudi v primeru naravnih nesreč, požarov ali drugih nepričakovanih dogodkov. To lahko prihrani stroške obnovitve ali opravila papirne dokumentacije, ki bi bili sicer zelo visoki.
Elektronski dokumenti sistem za arhiviranje dokumentov: ODOS
ODOS je elektronski dokumentni sistem, ustvarjen iz strani podjetja PIA informacijski sistemi in storitve d.o.o., ki je namenjen upravljanju in arhiviranju elektronskih dokumentov v podjetjih ter organizacijah ter olajšanju digitalizacije celotnega poslovanja.
Gre za zmogljiv sistem, ki omogoča učinkovito organizacijo dokumentov ter enostavno iskanje, deljenje in upravljanje dokumentov med zaposlenimi.
ODOS ponuja številne funkcije, ki izboljšujejo produktivnost ter učinkovitost poslovanja, med njimi so avtomatizacija procesov, enostavno upravljanje z različnimi vrstami dokumentov ter možnost dodeljevanja dovoljenj za dostop do dokumentov.
Poleg tega ODOS omogoča tudi enostavno upravljanje in shranjevanje varnostnih kopij dokumentov na različnih lokacijah, kar zagotavlja varnost in zanesljivost podatkov v primeru nepričakovanih dogodkov.
Zaradi svoje zmogljivosti in uporabnosti je ODOS priljubljen sistem za upravljanje in arhiviranje dokumentov v številnih podjetjih ter organizacijah po Sloveniji.
V današnjem članku si bomo pogledali še nekaj kratkih predstavitev ostalih modulov znotraj sistema ODOS.
MODUL Kadrovske mape osebna mapa delavca
Modul Kadrovske mape je namenjen učinkovitemu upravljanju osebnih map delavcev v podjetju. Osebna mapa delavca je ključen dokument, ki vsebuje pomembne informacije o zaposlenem, kot so osebni podatki, izobrazba, delovne izkušnje, ocene delovne uspešnosti, pogodbe o zaposlitvi in druge relevantne informacije. Pravilno upravljanje osebnih map delavcev je zelo pomembno, saj zagotavlja preglednost in pravilnost dokumentacije, ki se nanaša na zaposlene.
Modul Kadrovske mape omogoča centralizirano shranjevanje osebnih map delavcev in enostaven dostop do informacij, ki jih vsebujejo. Zaposleni v kadrovski službi lahko hitro in enostavno poiščejo potrebne informacije o zaposlenem, ki jih potrebujejo za urejanje različnih zadev, kot so obračun plač, izobraževanje, napredovanje, premestitve in druge.
Modul Kadrovske mape omogoča tudi avtomatizacijo procesov povezanih z osebnimi mapami delavcev, kar povečuje učinkovitost dela kadrovske službe in zmanjšuje možnost napak. Na primer, obvestila o izteku pogodbe o zaposlitvi ali potrebnih podatkih, ki jih je treba posodobiti, se lahko samodejno pošiljajo zaposlenim in kadrovski službi. To zagotavlja pravočasno in učinkovito obveščanje zaposlenih in omogoča boljši nadzor nad roki, ki jih je treba spoštovati.
Modul Kadrovske mape je varen in zanesljiv način za shranjevanje osebnih map delavcev, saj omogoča dodeljevanje dostopa samo pooblaščenim osebam. To povečuje varnost in zasebnost dokumentov ter zmanjšuje možnost zlorabe podatkov.
V skladu z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, je nujno zagotoviti, da so osebne mape delavcev shranjene na varen način in dostopne le pooblaščenim osebam. Modul Kadrovske mape zagotavlja pravilno shranjevanje in upravljanje osebnih map delavcev, kar prispeva k skladnosti s temi predpisi.
MODUL Izobraževanja
Modul Izobraževanja je pomemben del kadrovskega informacijskega sistema, ki omogoča upravljanje in načrtovanje izobraževanja zaposlenih v podjetju. Izobraževanja zaposlenih so ključna za uspešnost podjetja, saj omogočajo razvoj in izboljšanje znanj ter veščin zaposlenih, ki so nujne za opravljanje delovnih nalog.
Modul Izobraževanja omogoča načrtovanje in izvajanje izobraževanj ter spremljanje uspešnosti zaposlenih. V modulu se lahko vodi evidenca o uspešno opravljenih izobraževanjih, izdanih certifikatih ter drugih potrebnih dokumentih. Omogoča tudi spremljanje stroškov izobraževanja, kar je pomembno za načrtovanje proračuna za naslednja obdobja.
Poleg tega modul omogoča spremljanje in načrtovanje osebnega razvoja zaposlenih. S pomočjo modula lahko kadrovski delavci spremljajo in beležijo cilje zaposlenih ter njihov napredek pri doseganju teh ciljev. Na ta način se lahko zaposlenim omogoči individualiziran pristop pri načrtovanju izobraževanja in razvoja.
Modul Izobraževanja prav tako omogoča sodelovanje s ponudniki izobraževanj ter vodenje njihovih ponudb, kar olajša in poenostavi postopek izbire izobraževanj za zaposlene.
V skladu s sodobnimi trendi modul Izobraževanja omogoča tudi izvajanje e-izobraževanj, kar zaposlenim omogoča prilagodljivost in učenje v svojem tempu ter ob primernem času.
Modul Izobraževanja je tako pomemben del kadrovskega informacijskega sistema, ki omogoča spremljanje in načrtovanje izobraževanja zaposlenih ter njihovega osebnega razvoja. S tem prispeva k uspešnosti in učinkovitosti podjetja ter zadovoljstvu zaposlenih.
MODUL ODOSplus
MODUL ODOSplus je celovita rešitev za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov, ki omogoča digitalizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov ter izboljšuje učinkovitost poslovanja. Ključna prednost tega modula je uporaba digitalnega podpisa, ki zagotavlja visoko stopnjo varnosti in zanesljivosti pri uporabi elektronskih dokumentov.
Z digitalnim podpisom se dokumenti zaklenejo in ohranijo integriteto in avtentičnost. Poleg tega omogoča tudi preverjanje podpisa in preprečuje spreminjanje dokumentov po podpisu. To je ključnega pomena pri poslovanju, kjer je potrebno zagotoviti popolno sledljivost in zanesljivost dokumentov.
MODUL ODOSplus je uporabniku prijazen in ga je mogoče enostavno integrirati v obstoječe sisteme za upravljanje dokumentov. Poleg digitalnega podpisa ima tudi funkcionalnosti za iskanje in urejanje dokumentov ter za spremljanje poslovnih procesov.
V poslovnem svetu je digitalni podpis vse bolj priljubljen, saj omogoča varno in zanesljivo uporabo elektronskih dokumentov, kar prispeva k zmanjševanju papirne dokumentacije in povečuje učinkovitost poslovanja. MODUL ODOSplus s svojimi funkcionalnostmi za digitalno podpisovanje omogoča lažje in učinkovitejše poslovanje ter prispeva k zmanjšanju stroškov in izboljšanju varnosti pri upravljanju dokumentov.
MODUL Upravno poslovanje
MODUL Upravno poslovanje je ena od funkcionalnosti v sklopu poslovnega programa, ki omogoča uporabnikom, da učinkovito in pregledno vodijo upravne zadeve. To je še posebej pomembno za organizacije, ki delujejo v javnem sektorju, saj morajo upoštevati številne predpise in uredbe o upravnem poslovanju.
Ena od pomembnih značilnosti tega modula je integracija z uredbami o upravnem poslovanju, kar omogoča, da se postopki izvajajo v skladu s predpisi in da so dokumenti ustrezno arhivirani. Vsi postopki, ki so povezani z upravnim poslovanjem, se izvajajo v skladu z zakonodajo, kar zagotavlja uporabnikom, da so vse zadeve urejene pravilno in pregledno.
Modul Upravno poslovanje omogoča tudi uporabo digitalnega podpisa, kar pripomore k večji varnosti in zanesljivosti dokumentov. Digitalni podpis zagotavlja, da je dokument avtentičen in ni bil spreminjan ali ponarejen. Poleg tega lahko uporabniki izvajajo postopke digitalno, kar zmanjšuje čas in stroške, ki bi sicer nastali pri ročnem izvajanju postopkov.
Modul Upravno poslovanje vsebuje tudi napredne funkcionalnosti, kot so sledenje postopkov, nadzor nad dostopom do dokumentov in poročanje. To omogoča uporabnikom, da sledijo vsem postopkom, ki so povezani z upravnim poslovanjem, ter da spremljajo dostop do dokumentov in določijo, kdo ima pravico do vpogleda v določene dokumente.
V skladu z uredbami o upravnem poslovanju je treba zagotoviti učinkovito in pregledno upravljanje upravnih zadev. Modul Upravno poslovanje je orodje, ki organizacijam pomaga izvajati postopke v skladu z zakonodajo in zagotavlja varnost in zanesljivost dokumentov. Uporaba digitalnega podpisa pa pripomore k večji učinkovitosti in zmanjšanju časa in stroškov.
MODUL Notranja pravila
Modul Notranja pravila je namenjen podjetjem in organizacijam, ki želijo uvesti in upravljati notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva na enostaven in učinkovit način. Notranja pravila so izredno pomembna, saj zagotavljajo ustrezno hrambo dokumentarnega gradiva ter sledljivost in dostopnost dokumentov za potrebe upravljanja poslovanja.
Upravljanje notranjih pravil se mora izvajati v skladu z zakonskimi zahtevami, med katerimi izstopa Uredba o upravnem poslovanju, ki določa smernice za upravljanje dokumentarnega gradiva v javnih organih in drugih organizacijah javnega sektorja. V skladu s to uredbo morajo organizacije imeti vzpostavljene notranje akte, ki urejajo upravljanje dokumentarnega gradiva ter njegovo hrambo in arhiviranje. Modul Notranja pravila omogoča enostavno upravljanje in spreminjanje notranjih aktov ter njihovo sledljivost.
Poleg tega modul omogoča enostavno iskanje in pregledovanje dokumentov ter njihovo urejanje v skladu s hierarhijo in pristojnostmi zaposlenih. Sistem omogoča tudi dodeljevanje pravic dostopa do dokumentov glede na potrebe in vloge zaposlenih v organizaciji.
Z uporabo Modula Notranja pravila se organizacije lahko izognejo nepotrebnim težavam in izgubi pomembnih dokumentov, saj sistem omogoča zanesljivo hrambo in dostop do dokumentov. S tem se lahko izboljša učinkovitost dela ter zagotovi varovanje poslovne tajnosti in osebnih podatkov.
Modul Odsotnosti
Modul Odsotnosti je pomemben del vsakega kadrovskega sistema, saj omogoča učinkovito upravljanje z odsotnostmi zaposlenih v podjetju. To je še posebej pomembno v velikih podjetjih, kjer je težko ročno spremljati odsotnosti vsakega posameznega zaposlenega. Modul Odsotnosti lahko pomaga pri tem, da se odsotnosti zaposlenih hitro in učinkovito evidentirajo ter da se lahko upravlja s časom zaposlenih.
Vodenje zaposlenih in upravljanje njihove odsotnosti lahko predstavlja velik izziv za podjetje, saj zahteva veliko natančnosti in organiziranosti. Z uporabo Modula Odsotnosti lahko podjetja izboljšajo svoje procese vodenja zaposlenih in zmanjšajo morebitne napake pri beleženju odsotnosti zaposlenih. Modul omogoča natančno spremljanje odsotnosti zaposlenih, vključno s porabljenimi dnevi dopusta, bolniško odsotnostjo in drugimi vrstami odsotnosti.
Poleg tega Modul Odsotnosti omogoča tudi upravljanje nadomestil za odsotnost, kar lahko pomaga pri zmanjševanju stroškov podjetja. Z uporabo modula lahko podjetja spremljajo nadomestila za odsotnost ter zagotavljajo, da se plače zaposlenih pravilno izplačujejo glede na njihovo odsotnost.
Modul Odsotnosti lahko podjetju prihrani veliko časa in denarja, saj omogoča avtomatizacijo procesov, ki so sicer ročno delo. Vendar pa je pomembno, da podjetja upoštevajo tudi notranje pravilnike o vodenju zaposlenih in odsotnosti ter se držijo zakonodaje na tem področju. Z uporabo Modula Odsotnosti lahko podjetja učinkovito upravljajo z odsotnostmi zaposlenih in hkrati zagotavljajo skladnost s pravilniki in zakoni.
Za več informacij vam priporočamo branje spodnjih člankov:
